为什么您现在在家工作时可能需要安全的文件共享服务

当我们都在办公室时,我们中的许多人都连接到办公室网络。我们不需要过多考虑共享文件。但是现在我们分散在各个领域,安全地共享重要文件需要仔细规划。这就是您可能希望使用强大的文件共享服务来安全地共享敏感文件的原因,这样无论您在哪里工作,都可以更好地协作。

共享文件的最简单方法可能是将文档附加到电子邮件、Slack 或其他即时消息中。但无论哪种方式都会在几个方面引起麻烦。如果您过分依赖电子邮件或消息传递系统,那么您存档不佳的文件可能会被黑客利用网络钓鱼诱饵进行窥探。如果您以这种方式共享传统文档,您很快就会发现自己在玩“谁拥有最新版本”的游戏。当多人处理同一个文档、电子表格或演示文稿时,很难跟踪更新。

虽然 Google Workspace 或 Microsoft OneDrive 等内置协作工具(或基于您的电子邮件身份的等效工具)可以解决版本控制问题——如果你的公司坚持,它们可能是你唯一的选择——一旦你的团队扩展到其他地方,它们就会变得很麻烦您的办公域。您可能会无意中与不应该看到它的人共享文档,或者将需要访问的人拒之门外。您的共享情况越复杂,世界(或可能是家庭成员)访问您的文件的错误的可能性就越大。我们都看过这样的新闻报道,其中数据库或文档集合落入坏人之手,因为有人未能应用适当的安全措施。有些公司不会冒险:我的一位客户,

除了 Google Workspace 和 OneDrive,还有十几个不同的个人文件共享服务提供商,包括 Dropbox、Box 和 Apple 的 iCloud。其中许多是免费的或几乎免费,以供最少使用。但是,如果您正在考虑使用这些服务,则共享圈中的每个人都应该使用双重身份验证(例如 Authy)来访问它们,而不仅仅是用户名和密码。即便如此,它们在用户体验方面往往是二流的(Dropbox 的协作功能可能令人困惑,iCloud 和 Windows 的关系很复杂,Box 的文件预览功能并没有那么出色)。它们足以在您自己的设备上进行一次性共享或共享文件,但它们不是我的首选解决方案。

相反,您应该考虑一种企业级的基于云的文件共享服务,该服务通过加密您的数据来增加更多的保护层,并且具有微调的访问控制。Egnyte、SecureDocs、ShareFile 和 SugarSync 只是一些比较流行的服务;这是一张图表,粗略地比较了他们的成本和他们提供的开始:

比较流行的安全文件共享服务

小贩 每月定价 最大限度。上传文件 免费试用期 应用集成
Egnyte 20 美元/用户 100 GB 15天 广泛的
SecureDocs 无限用户 $250 无限 14天 有限的
ShareFile/Citrix 无限用户 $50 100 GB 30天 广泛的
SugarSync 3 位用户 55 美元 Web 客户端 300 GB 30天* 有限的

无论您选择哪一个,在研究安全文件共享服务时,您都应该寻找以下内容:

  • 为所有设备上的所有用户自动同步文件,包括与 Windows 资源管理器和 MacOS 的 Finder 集成,因此您可以浏览共享目录并保留本地副本以便快速访问。
  • 支持 Android、iOS 和 Web 客户端,以在旅途中浏览共享目录和文件夹。
  • 端到端加密。如果有人在没有您登录的情况下设法下载了您的文件,他们应该无法对它们做任何事情。ShareFile 还具有一个 Outlook 插件,可将您的文件加密为一项额外功能。
  • 额外的登录安全性。默认情况下,SecureDocs 需要对其所有登录进行额外的身份验证,而我提到的其他人则将其作为选项。设置就像将二维码扫描到智能手机应用程序一样简单,如下所示:
为什么您现在在家工作时可能需要安全的文件共享服务
  • 易于禁用的公共共享选项,或者它们使无意中选择公开共享变得困难。
  • 可自定义的权限和访问权限,以确保正确的人共享正确的文件集合。例如,Egnyte 有许多控件可以为您的文件添加密码、允许或禁用下载以及通知,如下面的屏幕截图所示:
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  • 审计跟踪可找出并修复某人意外与整个 Internet 共享文件的情况,或者如果不再需要共享文件,您可以快速删除该文件。

许多这些产品都有免费试用(我上面提到的那些,除了 SugarSync 不需要任何付款细节),您可以使用这些时间来评估它们。问自己这些问题也应该有助于您选择:

  • 您是否经常共享非常大的文件,例如视频或插图 PowerPoint 文档?某些服务对单个文件进行了限制;例如,SugarSync 对 Web 客户端上传大小有限制。
  • 还有哪些其他软件工具可以与文件共享服务一起使用?有些(例如 Egnyte)与 Salesforce、Google Workspace 和 Slack 集成,这使得共享文件更容易作为您正常工作流程的一部分使用。如果这对您很重要,请检查细则。
  • 你需要一个房间吗?一些服务提供了一个通用的共享“数据室”,它可以是共享网络文件服务器的云等价物。ShareFile 和 SecureDocs 都为其共享房间提供无限空间。其他人,例如 Egnyte,将房间限制在 1TB,如果您不是视频制作人,这仍然是一个很大的存储空间。
  • 您还需要哪些其他专业服务?一些服务与电子签名应用程序集成(ShareFile 与 Citrix 的 RightSignature 配合使用),允许自定义工作流程(如文档批准)和其他可以在企业环境中节省时间的任务。

使用任何企业共享服务都需要一些调整,但我认为值得付出努力以获得额外的安心、更好的安全性和协作功能。

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